Tłumaczenie ekspresowe dokumentu do urzędu – co i jak przygotować?

​Aby tłumaczenie ekspresowe dokumentu do urzędu było gotowe szybko i zostało przyjęte bez problemów, przygotuj czytelny oryginał lub skan, ustal w urzędzie wymaganą formę tłumaczenia i zgłoś zlecenie możliwie wcześnie w ciągu dnia. Krótkie dokumenty biura realizują często tego samego lub następnego dnia. Poniżej znajdziesz listę kontrolną, formy dostarczenia i odpowiedzi na najczęstsze pytania.

Spis treści

• Czym jest tłumaczenie ekspresowe?
• Czy urząd wymaga tłumaczenia przysięgłego?
• W jakiej formie urząd przyjmie tłumaczenie?
• Co przygotować przed zamówieniem tłumaczenia?
• Ile trwa i ile kosztuje ekspres?
• Jakie błędy opóźniają przyjęcie dokumentu?
• Najczęściej zadawane pytania

Czym jest tłumaczenie ekspresowe?

Tłumaczenie ekspresowe to przekład wykonany w terminie krótszym niż standardowy, zwykle kosztem wyższej stawki. W praktyce oznacza to przesunięcie zlecenia na początek kolejki, pracę poza zwykłym rytmem dnia albo podział tekstu między kilku tłumaczy. Przy dokumentach urzędowych ekspres dotyczy najczęściej krótkich tekstów, takich jak akty stanu cywilnego, zaświadczenia, dyplomy czy wyroki.

Ekspres nie oznacza pominięcia etapów. Tłumacz przysięgły nadal musi porównać tłumaczenie z oryginałem, opisać pieczęcie i wpisać czynność do repertorium. Skraca się czas oczekiwania, a nie zakres pracy.

Czy urząd wymaga tłumaczenia przysięgłego?

Większość polskich urzędów wymaga tłumaczenia przysięgłego dokumentów sporządzonych w języku obcym. Dotyczy to urzędów stanu cywilnego, wydziałów komunikacji przy rejestracji auta sprowadzonego z zagranicy, urzędów wojewódzkich w sprawach pobytowych, a także sądów. Tłumaczenie przysięgłe wykonuje wyłącznie osoba wpisana na listę tłumaczy przysięgłych Ministra Sprawiedliwości.

Zdarzają się sytuacje, w których wystarczy tłumaczenie zwykłe. Bywa tak przy dokumentach pomocniczych, korespondencji czy materiałach do wglądu urzędnika. Decyzja należy do instytucji, więc najlepiej zapytać przed zamówieniem. Pomyłka w tej kwestii to najczęstszy powód, dla którego ekspres przestaje być ekspresem, bo tłumaczenie trzeba wykonać drugi raz.

W jakiej formie urząd przyjmie tłumaczenie?

Urząd przyjmie tłumaczenie przysięgłe w formie papierowej z pieczęcią lub w formie elektronicznej z kwalifikowanym podpisem tłumacza. Obie formy przewiduje art. 18 ustawy o zawodzie tłumacza przysięgłego. Wybór formy wpływa na to, jak szybko dokument trafi do urzędu.

Tłumaczenie elektroniczne z kwalifikowanym podpisem zachowuje moc prawną tylko w postaci pliku. Wydruk takiego pliku nie jest tłumaczeniem przysięgłym. Jeśli urząd przyjmuje dokumenty wyłącznie na papierze, potrzebna jest wersja z pieczęcią. Szczegóły praktyczne opisuje poradnik Polskiego Towarzystwa Tłumaczy Przysięgłych i Specjalistycznych TEPIS.

Co przygotować przed zamówieniem tłumaczenia?

Przed zamówieniem przygotuj dokument w czytelnej formie i komplet informacji o jego przeznaczeniu. Każda brakująca informacja to dodatkowa wymiana wiadomości, a przy ekspresie liczą się godziny. Lista kontrolna:

• skan lub zdjęcie całego dokumentu, łącznie z rewersem, pieczęciami i klauzulą apostille,
• informacja, do jakiego urzędu i w jakiej sprawie trafi tłumaczenie,
• potwierdzenie, czy urząd wymaga tłumaczenia z oryginału,
• pisownia imion i nazwisk zgodna z paszportem lub dowodem osobistym,
• wybrana forma odbioru: osobiście, kurierem czy elektronicznie,
• termin, w którym dokument musi trafić do urzędu, a nie tylko do ciebie.

Pisownia nazwisk ma duże znaczenie przy dokumentach z alfabetów niełacińskich. Nazwisko z ukraińskiego czy rosyjskiego aktu można zapisać na kilka sposobów. Jeśli tłumacz zna zapis z paszportu, zastosuje go i uniknie rozbieżności między dokumentami.

Ile trwa i ile kosztuje ekspres?

Ekspresowe tłumaczenie krótkiego dokumentu trwa zwykle od kilku godzin do jednego dnia roboczego, a jego cena jest wyższa niż standardowa. Przy tłumaczeniach przysięgłych objętość liczy się w stronach po 1125 znaków, zgodnie z przepisami o wynagrodzeniu tłumacza przysięgłego. Nawet jednostronicowy akt w oryginale może więc dać dwie strony tłumaczenia.

Przykładowe widełki podaje krakowskie biuro Alingua, które realizuje ekspresowe tłumaczenia również w wersji przysięgłej. Teksty do 20 stron rozliczeniowych biuro oddaje najczęściej tego samego lub następnego dnia, zależnie od godziny zgłoszenia. Przy dłuższych materiałach zespół tłumaczy przekłada kilkadziesiąt stron dziennie. Cena ekspresu wynosi zazwyczaj nie mniej niż 150% standardowej ceny przekładu pisemnego, a wycenę z dokładnym terminem Alingua przesyła w ciągu 15 minut.

Przy dokumentach urzędowych dochodzi jeszcze kwestia wglądu w oryginał. Usługa tłumaczenie ekspresowe Kraków obejmuje też możliwość przyniesienia dokumentu do biura, aby tłumacz przysięgły obejrzał oryginał i zamieścił na przekładzie adnotację wymaganą przez wiele polskich urzędów. Pozostałe zlecenia biuro realizuje online, z wysyłką gotowego tłumaczenia kurierem lub drogą elektroniczną.

Jakie błędy opóźniają przyjęcie dokumentu?

Przyjęcie dokumentu najczęściej opóźnia niewłaściwa forma tłumaczenia lub brak wymaganych elementów oryginału. Kilka typowych sytuacji:

1. Zamówienie tłumaczenia zwykłego, gdy urząd wymaga przysięgłego.
2. Przesłanie skanu bez drugiej strony, na której znajduje się apostille lub pieczęć.
3. Tłumaczenie z kopii w sprawie, w której urząd oczekuje adnotacji o tłumaczeniu z oryginału.
4. Wydruk tłumaczenia elektronicznego złożony w urzędzie jako dokument papierowy.
5. Rozbieżna pisownia nazwiska w tłumaczeniu i w dokumencie tożsamości.
6. Brak apostille na dokumencie z kraju spoza Unii Europejskiej.

Każdy z tych błędów kosztuje dodatkową wizytę w urzędzie, a czasem ponowne tłumaczenie. Pięć minut rozmowy z urzędnikiem przed zamówieniem ekspresu to najtańsza forma przyspieszenia całej sprawy.

Co zapamiętać:

• Urzędy zwykle wymagają tłumaczenia przysięgłego, ale formę zawsze warto potwierdzić.
• Tłumaczenie elektroniczne z kwalifikowanym podpisem nie zachowuje mocy prawnej po wydruku.
• Strona tłumaczenia przysięgłego liczy 1125 znaków, co wpływa na cenę i czas.
• Kompletny skan, pisownia z paszportu i informacja o urzędzie skracają realizację.

Najczęściej zadawane pytania

Czy tłumaczenie przysięgłe można otrzymać tego samego dnia?

Tak, krótkie tłumaczenie przysięgłe można często otrzymać tego samego dnia, jeśli zlecenie trafi do biura rano. Termin zależy od języka, czytelności dokumentu i formy odbioru. Przy wersji papierowej trzeba doliczyć czas na odbiór osobisty lub wysyłkę kurierem.

Czy do tłumaczenia przysięgłego wystarczy skan dokumentu?

Skan wystarcza do wykonania tłumaczenia przysięgłego, ale tłumacz zaznaczy wtedy, że przekład sporządzono z kopii. Część urzędów przyjmuje takie tłumaczenie bez zastrzeżeń. Inne wymagają adnotacji o tłumaczeniu z oryginału, co oznacza konieczność pokazania dokumentu tłumaczowi.

Czy tłumaczenie elektroniczne z podpisem kwalifikowanym można wydrukować?

Tłumaczenie elektroniczne można wydrukować, ale wydruk nie ma mocy tłumaczenia przysięgłego. Moc prawna dotyczy wyłącznie pliku podpisanego kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Jeśli urząd przyjmuje dokumenty tylko w formie papierowej, zamów tłumaczenie z pieczęcią tłumacza.

Czy tłumacz przysięgły tłumaczy też pieczęcie i apostille?

Tak, tłumacz przysięgły tłumaczy lub opisuje wszystkie elementy dokumentu, w tym pieczęcie, podpisy i klauzule. Obejmuje to także apostille, jeśli znajduje się na dokumencie. Dlatego do wyceny trzeba przesłać skan całego dokumentu, łącznie z rewersem.

Ile kosztuje ekspresowe tłumaczenie przysięgłe?

Ekspresowe tłumaczenie przysięgłe kosztuje więcej niż standardowe, zwykle półtora raza więcej lub powyżej tej wartości. Ostateczna cena zależy od języka, liczby stron po 1125 znaków i terminu. Większość biur przygotowuje bezpłatną wycenę po przesłaniu skanu dokumentu.